In einer Welt voller Termine, Aufgaben und Verpflichtungen wird effektive Selbstorganisation immer wichtiger. Dieser Beitrag von Antje Groen führt durch die fünf Schritte der Getting-Things-Done-Methode, vom Sammeln und Verarbeiten bis zum Erledigen.

Die Getting-Things-Done-Methode ist ein von David Allen entworfenes System für mehr Produktivität: Kern dieser Methode ist, dass der richtige Fokus zur richtigen Zeit gesetzt wird. Dazu werden alle potentiell wichtigen Ideen gesammelt, priorisiert und organisiert. David Allen ist überzeugt: Schriftliches Festhalten macht den Kopf frei, sodass die aktuellen Tätigkeiten mit vollständiger Aufmerksamkeit ausgeführt werden können.

Für diejenigen, die dies noch weiter im Detail interessiert, ist hier ein Link für einen TED-Talk von David Allen, worin er die Methode noch genauer erläutert:

Das Sammeln der Ideen und Aufgaben im Alltag oder für die Uni kann sowohl digital, als auch analog geschehen. Wichtig ist nur, alles schriftlich festzuhalten! Hierfür kann z.B. ein Blatt Papier und Stift genügen (analog) oder eine simple Notiz-App auf dem Mobil-Device (digital) wie Handy, Tablet oder Laptop. Alles potentiell Wichtige wird hierbei erstmal ungefiltert und unsortiert niedergeschrieben.

Das bedeutet, in dieser Sammlung stehen alltägliche Dinge wie „Eisfach abtauen“ oder „Klopapier einkaufen“ erstmal neben Uni-bezogenen To-Dos wie „Hausarbeit schreiben“ und „Semesterbeitrag für Rückmeldung überweisen“. Der Ort, an dem alle diese Aufgaben schriftlich gesammelt werden, wird bei David Allen „Inbox“ genannt. Zum Sammeln unterwegs lassen sich Aufgaben und Ideen schnell und gut auf dem Handy mit der App „Zenkit To Do“ oder einer anderen Notiz-App festhalten. In anderen Situationen, wie zum Beispiel in einer Vorlesung kann das Festhalten auf einem Laptop oder Tablet sinnvoller sein. Die heutzutage verfügbaren Apps werden auf den verwendeten Geräten synchronisiert (wenn die selbe Liste oder App verwendet wird). Diese Zugänglichkeit von mehreren Devices ist nach David Allen am besten geeignet.

Nach dem Sammeln kommt das Verarbeiten, wobei mehr Details festgehalten werden wie z.B. wann, wo und was genau erledigt werden muss. Ziel ist es, eine vollständige und übersichtliche To-Do-Liste zu erstellen, in der alle Punkte klar nachvollziehbar sind.

Es gibt kleine Aufgaben, die innerhalb von 2 Minuten zu erledigen sind, wie zum Beispiel „Müll rausbringen“. Aber natürlich gibt es auch zahlreiche Aufgaben, die aufwendiger, aber trotzdem noch übersichtlich sind, und zuletzt auch solche Aufgaben, die aus mehreren Teilschritten bestehen.

Diese großen Aufgaben, die aus mehreren Teilschritten bestehen, werden Projekte genannt. Um eine übersichtliche To-Do-Liste mit nachvollziehbaren Einzelschritten zu erstellen, wird bei Projekten der erste Schritt zum Erreichen des Ziels festgelegt. Als Beispiel wird auf die To-Do-Liste nicht nur ein Datum und ein Stichwort aufgeschrieben (Hausarbeit am 31.3.2023), sondern vollständige Informationen wie z.B.: Deadline für die Hausarbeit in Genetik am 31.3.2023. Diese Genauigkeit ist wichtig, denn unvollständige Informationen ohne Kontext führen dazu, dass Aufgaben vergessen oder fehlerhaft ausgeführt werden, weil relevante Details nicht berücksichtigt wurden.

Beim Organisieren der einzelnen Aufgaben in der Inbox wird in einem nächsten Schritt entschieden, in welche Kategorie die Aufgaben eingegliedert werden können.

Hierfür werden sie in Kategorien eingeteilt wie z.B.:

Damit die Aufgabenliste nützlich bleibt und gut funktioniert, müssen die Aufgaben regelmäßig durchgesehen und aktualisiert werden. Die Listen und Aufgaben können dabei täglich, wöchentlich, monatlich oder nach anderem Ermessen durchgesehen und aktualisiert werden. Je nach Bedarf ist dies für Personen unterschiedlich. Es können Punkte ergänzt/ durchgestrichen werden (bei analoger Vorgehensweise) oder in der digitalen Liste abgehakt und in eine andere Spalte für „fertig“ geschoben werden wie es z.B. bei der Kanban-Methode üblich ist. Viele digitale Whiteboards – etwa Infinity Maps oder Collaboard – verfügen über Kanban-Templates, die ganz leicht für die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Digitale Kanban-Boards eigenen sich besonders gut, um einen Überblick zu behalten, was gerade in Arbeit ist, was noch erledigt werden muss und was schon geschafft ist – und damit wird auch das Aktualisieren der Listen leichter! Das regelmäßige Durchsehen der Aufgaben hilft nicht nur dabei, alles im Blick zu haben, was gerade wichtig ist, sondern bietet auch Option stolz auf das Geschaffte zurückzuschauen – und das motiviert!

Das Erledigen der Aufgaben kann nach unterschiedlichen Kriterien geschehen. Es gibt keine starren Zeitpläne oder Abläufe, sondern die Aufgaben werden nach der aktuellen Situation beurteilt. Die Aufgaben können z.B. kontextbezogen, nach verfügbarer Energie und Zeit oder Priorität erledigt werden. Zudem ist die eigene Verfassung zu berücksichtigen. So ergibt sich für jede*n individuell eine unterschiedliche Bearbeitungsreihenfolge der jeweiligen Aufgaben.

Spät abends, wenn bei den meisten Menschen die Energie für große Aufgaben nicht mehr vorhanden ist, sollten diese also eher nicht mehr angefangen werden. Wenn man schon etwas erschöpft ist, ist es passender, kleinere Aufgaben, die nicht so anstrengend oder kognitiv fordernd sind, in Angriff zu nehmen. Das bedeutet auch, z. B. nach einem langen Tag in der Uni keine großen Projekte wie Referate anzufangen, da die Energie nicht mehr reichen könnte. So müssen die Aufgaben nicht unterbrochen und Fehler durch Unkonzentriertheit können vermieden werden.

Andererseits sollten Aufgaben, die eine Deadline haben, priorisiert werden. Denn solche Aufgaben haben eine höhere Wichtigkeit als Aufgaben, deren Abgabefrist noch weiter entfernt liegt: Dringendere Aufgaben sollten also eher erledigt werden!

Wichtig zu beachten ist, dass natürlich jede*r unterschiedlich ist und die Methode daher möglicherweise angepasst werden muss, um den individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden. Aber selbst, wenn man sich nur ein paar der von David Allen entwickelten Strategien borgt, können sie den Alltag im Studium und darüber hinaus leicht verbessern: Die Zwei-Minuten-Regel oder das Aufschreiben sämtlicher To-Dos, die gerade im Kopf herumschwirren, können auch ohne die komplette Getting-Things-Done Methode dafür sorgen, dass man etwas wenig gestresst ist!

“Getting in control and creating space” TEDx Talks, David Allen, 2014, Verfügbar unter: https://www.youtube.com/watch?v=kOSFxKaqOm4 (letzter Zugriff 06.02.2024)