Digitalisierung verändert Prozesse im Hochschulalltag. Hochschulen werden von den Entwicklungen in der Gesellschaft überrollt, wenn sie keinen adäquaten Umgang damit finden.

KI verändert die Prüfungspraxis. Täuschungsversuche und Plagiate müssen erkenn- und nachweisbar sein. Das ist bei den etablierten Prüfungen kaum mehr möglich. Vielmehr sollte die Systematik generell überdacht, rechtssicher adaptiert und mit digitalen Formaten umgesetzt werden.

Datenschutzbeauftragte können bei der Transformation eine Schnittstellenfunktion übernehmen. Ihre Stärke liegt darin, Perspektiven und praktische Erfahrungen aus mehreren Anwendungsgebieten einzubringen und beratend an tragfähigen Lösungen mitwirken.

Denn sie haben Einblicke in viele Prozesse. Häufig ist ihr Wissen nicht auf Datenschutzrecht beschränkt, so dass sie fachübergreifend Denkanstöße geben können.

Digitalisierung führt zu ähnlichen Herausforderungen. Wenn ein Verfahren einmal sorgfältig geprüft und praxistauglich ausgestaltet wurde, kann daraus ein hochschulübergreifender Standard entstehen.

Aus einem Einzelfall wird Erfahrungswissen. Aus Erfahrungswissen entstehen Best Practices.

Häufig wiederholt sich ein bekanntes Muster: Es wird eine Software gesucht, die etablierte Abläufe abbildet, Produkte werden verglichen, technische Anforderungen definiert und möglicherweise bereits Verträge geschlossen.

Erst im Nachgang wird geklärt, inwieweit rechtliche Anforderungen erfüllt und ob Vereinfachungen der Prozesse denkbar wären. Dann wird es schwierig. Technische Strukturen stehen bereits fest, Beschaffungsentscheidungen sind weit gediehen und Anpassungen kosten Zeit und Geld.

Sinnvoller ist es deshalb, Datenschutz und darüber hinaus gehende Compliance von Anfang an mitzudenken. Genau diesem Gedanken folgt Privacy by Design: Rechtliche und technische Anforderungen sollen nicht gegeneinander ausgespielt, sondern von vornherein gemeinsam in die Konzeption integriert werden.

Die Datenschutzgrundverordnung erwartet eine frühzeitige Einbindung der Datenschutzbeauftragten (s. Art. 38f DSGVO), so dass sie nicht mehr nur fertige Konzepte prüfen, sondern Projekte bereits in der Entwicklungsphase begleiten, Alternativen aufzeigen, Erfahrungen weitergeben und Risiken benennen können.

KI-Anwendungen sind ein typisches Querschnittsthema und werfen Fragen zu Lehre, Prüfungen, Urheberrecht, Datenschutz sowie zur guten wissenschaftlichen Praxis auf.

Generative KI ist längst in Studium und Lehre angekommen. Lehrende nutzen sie zur Vorbereitung von Veranstaltungen, Studierende verwenden Sprachmodelle beim Schreiben, Programmieren und Lernen. Häufig werden dafür kommerzielle Angebote genutzt, während andere Open Source Modelle nutzen.

Relevante Fragen sind:

• Für welche Zwecke wollen wir KI nutzen und wo ziehen wir bewusst Grenzen?
• Welche Daten dürfen eingegeben werden?
• Wohin werden die Daten übertragen und wer hat auf sie Zugriff?
• Wie transparent soll die Nutzung sein?

Dabei kommen mehrere Perspektiven zusammen, wie die Empfehlungen der Universität Bremen zeigen – neben technischen Aspekten müssen didaktische, rechtliche und ethische Fragen betrachtet werden.

Datenschutzbeauftragte können auf bekannte Lösungsansätze verweisen. Und falls neben Datenschutz Informationssicherheit, Prüfungs- und Urheberrecht oder die europäische Digitalregulierung eine Rolle spielen, auch darauf.

Sie müssen dafür nicht zwangsläufig zu KI-Beauftragten werden. Entscheidend ist vielmehr, relevante Fragen früh zu diskutieren und die richtigen Personen zusammenbringen.

Zunächst erscheint Plagiatsprüfung überschaubar: Eine Software soll wissenschaftliche Arbeiten automatisiert mit vorhandenen Quellen vergleichen und auffällige Übereinstimmungen sichtbar machen.

In der Praxis entstehen schnell weitere Fragen:

• Werden sie dauerhaft in Referenzdatenbanken übernommen?
• Wer darf Prüfberichte sehen?
• Was bedeutet ein vom System angezeigter Treffer?
• Und wie wird entschieden, ob tatsächlich ein Plagiat vorliegt?

Im Netzwerk Hochschuldatenschutz wurde ein Ausschreibungsverfahren für Plagiatserkennung in Thüringen vorgestellt und die Erfahrungen wurden von anderen Datenschutzbeauftragten an ihre Hochschulen mitgenommen.

Noch deutlicher zeigt sich diese Vermittlerrolle beim Forschungsdatenmanagement.

Moderne Forschung setzt auf Nachvollziehbarkeit, Nachnutzbarkeit und möglichst offene Daten. Gleichzeitig können Forschungsdaten sensible Informationen über Menschen enthalten. Hinzu kommen Fragen zu Urheberrechten, Kooperationen, Drittmittelbedingungen und ethischen Anforderungen.

Auch hier hilft ein einfaches „Ja“ oder „Nein“ kaum weiter. Die entscheidende Frage lautet:

Wie können Forschungsdaten so organisiert werden, dass Forschung ermöglicht und zugleich ein verantwortungsvoller Umgang mit den Daten gewährleistet wird?

Das beginnt oft schon bei der Planung eines Forschungsprojekts. Welche Daten werden tatsächlich benötigt und wie werden sie strukturiert? Wann können sie anonymisiert oder pseudonymisiert werden? Welche Daten können später veröffentlicht oder nachgenutzt werden?

Die Forschungsdaten-Policy der Freien Universität Berlin zeigt beispielhaft, wie Forschungsdatenmanagement, gute wissenschaftliche Praxis, Open Science, Datenschutz und Informationssicherheit zusammengedacht werden können. Auch das Informationsportal forschungsdaten.info verbindet Forschungsdatenmanagement mit den rechtlichen Rahmenbedingungen personenbezogener Forschungsdaten.

Datenschutzbeauftragte sind Ansprechpersonen für personenbezogene Forschungsprojekte. Gleichzeitig lernen sie aus unterschiedlichen Projekten. Ein Lösungsansatz für eine Befragungsstudie kann für ein anderes Forschungsvorhaben adaptiert werden. Erfahrungen mit Pseudonymisierung oder Treuhandmodellen sind übertragbar.

Damit wird Datenschutzberatung zugleich zu Wissensmanagement.

Dieser Gedanke lässt sich auf viele Digitalisierungsthemen übertragen.

Cloud-Dienste, Videokonferenzen, Lernplattformen, KI-Anwendungen oder Identitätsmanagement stellen Hochschulen immer wieder vor ähnliche Fragen. Trotzdem werden Lösungen häufig dezentral und unabhängig voneinander entwickelt.

Das ist angesichts knapper Ressourcen wenig effizient.

Datenschutzbeauftragte verfügen aufgrund ihrer hochschulweiten Tätigkeit über einen besonderen Überblick. Sie sehen ähnliche Fragestellungen an verschiedenen Stellen. Sie kennen bereits geprüfte Verfahren und typische Fehler. Sie wissen, welche Ansätze andernorts gut funktionieren und welche nicht.

Sie helfen, Wissen zu systematisieren. Muster, Handreichungen und Checklisten sind das Eine, sie können aber nicht die persönliche Beratung ersetzen. Ebenso wichtig ist aber die informelle Funktion: Menschen miteinander in Kontakt bringen, auf Erfahrungen ausnutzen und vermeiden, dass sich Fehler wiederholen.

Genau darin liegt die Stärke von Datenschutzbeauftragten. Als unabhängige Instanz können sie die Digitalisierung beflügeln.

Der Wissenstransfer sollte dabei nicht an der Hochschulgrenze enden.

Eine Berliner Universität steht beim Einsatz von KI, Cloud-Diensten oder Lernsoftware häufig vor ähnlichen Fragen wie andere Hochschulen von Flensburg bis Passau. Viele Lösungen lassen sich zumindest teilweise übertragen.

Deshalb sind regionale und bundesweite Netzwerke besonders wertvoll. Sie können Keimzellen gemeinsamer Lösungen sein.

Aus der Erfahrung einer einzelnen Hochschule kann dort eine breite Diskussion entstehen. Andere Hochschulen bringen ihre Perspektiven ein, Unterschiede werden sichtbar und Lösungsansätze werden weiterentwickelt. Im besten Fall entsteht daraus eine Best Practice, die anschließend wieder in die einzelnen Hochschulen zurückwirkt.

Das 2025 gegründete deutschlandweite Netzwerk Hochschuldatenschutz knüpft genau hier an. Es ergänzt bestehende regionale Netzwerke und etablierte Strukturen und schafft Raum für den Austausch über hochschultypische Themen mit Datenschutzbezug wie Student-Lifecycle-Management aber auch allgemeine Themen wie Cybersecurity.

Solche Netzwerke sind mehr als reine Austauschforen. Sie tragen dazu bei, knappe Ressourcen besser einzusetzen und bewährte Lösungen zu verbreiten.

Mit zunehmender Digitalisierung verschwimmen klassische Zuständigkeitsgrenzen.

In der Regel sind sowohl Datenschutz und Informationssicherheit, häufig aber auch Urheber- und Prüfungsrecht als auch KI-Regulierung relevant. Bei Forschungsprojekten kommen Ethik und Exportkontrolle hinzu. Bei neuen Verwaltungsverfahren sind Prozessmanagement, IT, Personalvertretung und Compliance betroffen.

Keine einzelne Stelle kann all diese Aufgaben übernehmen. Bessere Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg.

Datenschutzbeauftragte können dabei als eine Art regulatorischer Sensor wirken. Aufgrund ihrer Querschnittstätigkeit erkennen sie frühzeitig, wenn ein Vorhaben nicht nur datenschutzrechtliche Fragen aufwirft. Sie können andere Stakeholder einbeziehen und dazu beitragen, unterschiedliche Anforderungen zusammenzuführen.

Das Ziel sollte eine Digital Governance sein, in der Fachlichkeit, Technik, Recht und Organisation nicht nebeneinander, sondern gemeinsam betrachtet werden.

Dabei bleibt eine wichtige Grenze bestehen.

Datenschutzbeauftragte dürfen nicht selbst die Prozesse verantworten, die sie unabhängig kontrollieren sollen. Die Hochschulleitung und die verantwortlichen Organisationseinheiten müssen entscheiden und die Umsetzung verantworten. Die Leitlinien der europäischen Datenschutzbehörden zur Rolle der Datenschutzbeauftragten betonen deshalb sowohl die Beratungs- und Vermittlungsfunktion als auch die unabhängige Stellung der Datenschutzbeauftragten.

Das bedeutet aber nicht, dass Datenschutzbeauftragte Abstand zu Digitalisierungsprojekten halten müssten.

Im Gegenteil.

Sie können Projekte intensiv begleiten, Alternativen diskutieren, bewährte Lösungen vermitteln und auch deutlich widersprechen, wenn Risiken aus ihrer Sicht nicht vertretbar sind.

Unabhängigkeit bedeutet Autonomie in der fachlichen Bewertung, nicht Distanz zum Projekt.

Das passende Leitbild lautet daher: kritische Nähe statt distanzierter Kontrolle.

Das klassische Bild vom Datenschutz als Bremse der Digitalisierung greift damit zu kurz.

Schlecht organisierter Datenschutz kann Prozesse tatsächlich verzögern. Das gilt vor allem dann, wenn er erst bedacht wird, nachdem wesentliche Entscheidungen bereits gefallen sind.

Frühzeitige, lösungsorientierte Datenschutzberatung kann dagegen das Gegenteil bewirken.

Sie hilft, Anforderungen früh zu erkennen. Sie vermeidet spätere Korrekturen. Sie bringt Erfahrungen aus anderen Projekten ein. Sie verbindet Fachleute und kann dazu beitragen, aus einzelnen Lösungen wiederverwendbare Standards zu entwickeln.

Datenschutzbeauftragte sind deshalb weder Digitalisierungsverantwortlichen einer Hochschule noch Compliance-Manager. Sie sind Schnittstelle, Wissensträger und Multiplikatoren. In regionalen und bundesweiten Netzwerken können sie Erfahrungen über die eigene Hochschule hinaus weitergeben und gemeinsam weiterentwickeln.

So verstanden werden Datenschutzbeauftragte zu Katalysatoren der Digitalisierung.