Wie lässt sich von Toolchains profitieren, die wie die Atlassian Toolchain unterschiedliche Funktionen verbinden? Evgeniya berichtet aus ihrer ausführlichen Erfahrung, wie das Zusammenspiel der Tools Confluence, JIRA und BitBucket die Produktivität steigern und das gemeinsame Arbeiten im Team (oder mit Kunden:innen) bereichert.

Eine Tool Chain ist eine Sammlung von Werkzeugen, die jeweils auf bestimmte Aufgabenbereiche spezialisiert sind. Jedes Tool ist dabei in sich vollumfänglich für seine Aufgabe. Der sogenannte Chain Effekt entsteht, da diese Tools auch gleichzeitig Module mit Schnittstellen zu den anderen Mitgliedern ihrer Chain sind (siehe Abbildung 1). Indem man die Tools einander bekannt macht, kann man Synergieeffekte erzeugen. Wenn man ein Softwareprojekt beginnt und sich dann zum ersten Mal mit der Atlassian Tool Chain beschäftigt, wird man wahrscheinlich entweder zu klein anfangen, indem man sich nur ein Produkt der Kette herausgreift –  oder man ist von den Möglichkeiten förmlich erschlagen, indem man versucht auf Anhieb die gesamte Kette vollumfänglich einzubinden. In beiden Fällen ist Frust vorprogrammiert, denn entweder hat man das Gefühl, zu wenig zu umständlich zu erreichen, oder die Software wächst einem schlicht aufgrund der vielen Einstellungen und Möglichkeiten über den Kopf.

Da wir in dem Seminar „How to Co-Work. Zusammenarbeit im Studium und darüber hinaus“ unseren Schwerpunkt allerdings auf Kommunikation, Kooperation und Kollaboration legen wollen, möchte ich mich zu Beginn auch nur mit diesen Schwerpunkten beschäftigen, denn die drei im folgenden vorgestellten Tools der Chain erfüllen perfekt ihre Aufgaben, vor allem, wenn man sie miteinander kombiniert.

Ich habe es bereits erwähnt: In meinem Beruf, aber auch im Studium ist Kommunikation eine Schlüsseleigenschaft. Hierfür bietet die Atlassian Tool Chain Confluence an. Laut der Selbstdefinition ist es das Mittel der Wahl zur Dokumentation und Kommunikation von Wissen, sowie zum Austausch von Wissen innerhalb einer Organisation oder eines Projekts. Confluence ist für sich allein gestellt eine Art Wiki, aber mit massiv ausgebauter Funktionalität. Möchte ich mehr Produkte aus der Tool Chain verwenden, dann ist Confluence auch die Schaltzentrale für alle anderen Tools. Durch das Bereichsmanagement können hier Rollen und vor allem Gruppen angelegt werden, sowie über eine Userverwaltung toolübergreifend die Rechte bis ins kleinste Detail festgelegt werden.

Hierzu ein kleines Beispiel: Ich erzeuge Gruppen für Entwickler*innen, Kund*innen und Nutzer*innen und schon kann ich die Ansichten bei so ziemlich jedem Projekt sauber aufteilen. Interne How To’s oder Guidelines sind dann nur für Entwickler*innen sicht- und bearbeitbar. Kund*innen können auf die Seiten zugreifen die ihnen KPI’s und Auswertungen liefern. Für die Nutzer*innen können Onlinehandbücher, Newsticker oder auch Messenger-Dienste für sofortige Hilfe angeboten werden. Bei Inhalten für Personen außerhalb des Unternehmens, wie zum Beispiel bei der Kundenakquise, kann ich anonymen Zugriff auf diese Ressourcen zulassen.

Bei der Wahl wie und in welcher Form Informationen zur Verfügung gestellt werden, kann ich aus einem breiten Portfolio wählen und meine persönlichen Favoriten herauspicken. Durch Editoren unterstützte einfache HTML- und CSS-Inhalte sind hier die Basis. Damit ich aber nicht bei Null anfangen muss, bietet Atlassian bereits viele Templates für viele verschiedene Themengebiete an.
Diese sind unter https://www.atlassian.com/software/confluence/templates frei verfügbar.
So kann ich mit wenigen Klicks eine schicke SWOT-Analyse, To-Do-Listen, eine Roadmap für mein Projekt und vieles mehr erzeugen. Möchte ich über die Grenzen der „Out of the Box“ Möglichkeiten von Confluence arbeiten, dann gibt es mittlerweile eine sehr breite Community innerhalb des Atlassian Universums, sodass im integrierten App Store hunderte kommerzielle und nichtkommerzielle Lösungen für nahezu jede Aufgabe zur Verfügung stehen.

Ich will Tabellenkalkulationen wie in Excel verwenden? Kein Problem, dafür allein gibt es dutzende Lösungen für verschiedene Vorlieben. Aber vielleicht möchte ich direkt Excel Files hinterlegen und direkt innerhalb von Confluence bearbeiten können. Auch dafür gibt es entsprechende Apps. Bis hin zu komplexen BI Schnittstellen und professionellen Tools für komplexe Datenanalyse, werde ich für nahezu alles fündig.

Anfangs erwähnte ich, dass ich die Corona Welt als Gift für die Produktivität sah, da ich befürchtete, dass die Kommunikation darunter leidet. Es stellte sich aber schnell heraus, dass meine Sorgen unbegründet waren. Die Besprechungen und Stand-Ups wurden in den virtuellen Raum verlegt und mit ein wenig Datenhaltungsdisziplin bot Confluence den Raum, alle relevanten Informationen für alle Beteiligten strukturiert und geordnet zur Verfügung zu stellen (siehe Video 1). Auch in der Universität ist ein Confluence gestütztes Projekt sowohl ein Hingucker, als auch extrem praktisch für die Projektbeteiligten.

Ich kann also mit jedem uni- und bidirektional kommunizieren. Jetzt möchte ich mir angucken, wie mir die Tool Chain auch bei der Kooperation weiterhelfen kann.

Confluence ist ideal, wenn ich Wissen verbreiten möchte und auch um Anfragen erstmalig anzunehmen. Geht es aber darum, komplexe Aufgaben zu planen, zu koordinieren und mit mehreren Personen gemeinsam an einem Problem zu arbeiten, dann muss ich anfangen, aus dem Tool nun eine Chain zu machen. Seit mittlerweile 2002 bietet die Firma Atlassian hierfür das plattformunabhängige Tool JIRA an. Die Webanwendung wird zur Fehlerverwaltung, zur Problembehandlung und zum operativen Projektmanagement verwendet. Es hat seinen Ursprung in der Softwareentwicklung, aber mittlerweile hat es sich auch bei vielen unterschiedlichen Unternehmen etabliert.

Ich habe in dem oberen Beispiel bereits Rollen in Confluence definiert. Da ich die beiden Tools jetzt gemeinsam nutze, wird auch das Usermanagement automatisch mitverwendet. Es muss also nur zentral an einer Stelle verwaltet werden. Wie aber unterstützt JIRA nun bei der Kooperation? Es bringt ebenfalls eine ganze Palette mächtiger, durchdachter und erprobter Funktionen mit. Die Kernkomponenten sind aber die Workflows und Issues, mit denen Aufgaben definiert werden. Die frei einstellbaren Workflows bieten das Grundgerüst dafür, wie Issues abgearbeitet werden sollen. Hierbei baut sich ein Workflow aus zwei simplen Bausteinen zusammen: dem Status und dem Statusübergang. Jeder Status kann mit einer beliebigen Anzahl anderer Status durch die Statusübergänge verbunden werden und so wird definiert, durch welche Prozessschritte ein Issue ablaufen muss. Das kann ich simpel halten und zum Beispiel nur die Status „offen“ und „erledigt“ erzeugen, oder, wenn ein Projekt das erfordert, beliebig komplexe Graphen generieren (siehe Video 2). Werden Abnahmen von Kund*innen, Kolleg*innen, Kommiliton*innen oder Professor*innen benötigt, bevor eine Aufgabe wirklich fertig ist? Muss eine andere Rolle zustimmen? Hat sich das Problem als Bedienungsfehler herausgestellt und muss zwar an den Support für die Wissensdatenbank überführt werden, erfordert aber keinen Aufwand? Meinen Anforderungen sind kaum Grenzen gesetzt.

Die Issues sind die Beschreibungen der Aufgaben, welche man auch in Subaufgaben runterbrechen kann. Diese lassen sich mit beliebigen Feldern erweitern, aber bereits in der Standardkonfiguration enthalten sie wichtige Informationen. Typ der Aufgabe, Rich Content Beschreibungen, Zeitvorgaben, Kommentarfunktionen und vieles mehr sind vorkonfiguriert, aber praktisch alles bei JIRA kann auch an die eigenen Anforderungen angepasst werden. Grundsätzlich landen die Issues im Backlog, einem Sammelcontainer für alles, was anfällt. Zu diesem Zeitpunkt kann ich Aufgaben zwar verteilen, beschreiben, kommentieren und aufzeigen, in welchen Zustand sie sich befinden, aber die Dimension Zeit als Grundlage einer soliden Planung fehlt bis jetzt. Hier kann ich innerhalb von JIRA verschieden skalieren. Eine der gängigsten Methoden ist das Zuordnen zu Sprints. Ein kurzes, aber regelmäßiges Zeitintervall von wenigen Tagen bis zu wenigen Wochen. Die Sprints wiederum können Releases und Epics (Große Aufgaben, die sich für gewöhnlich über längere Zeiträume erstrecken) und auch Meilensteinplänen zugeordnet werden.

Ab diesen Punkt habe ich alle Mittel zur Verfügung, um Aufgaben sinnvoll zu strukturieren, einzuplanen und zu tracken. Damit das Ganze aber repräsentabel und übersichtlich zur Verfügung gestellt werden kann, bietet JIRA zudem eine Echtzeitreportkomponente, die alle Schritte von der Planung, über die Umsetzung bis hin zur Auslieferung umfasst (siehe Video 3). Schon mit wenigen Stunden Einarbeitung kann ich dadurch selbst Projekte professionell aufziehen. Da JIRA auch eine eigene Domänensprache mitbringt, deren Syntax ein wenig an SQL angelehnt ist, kann ich sämtliche Reports auch selbst definieren, wenn mir die üppigen Optionen noch nicht reichen.

Alle Projektbeteiligten sehen so immer alle live den aktuellen Stand und was wer zu wann erledigen möchte. Der Clou ist aber, dass ich dank der Tool Chain meinen Arbeitsstand problemlos live in Confluence einbinden kann, um auch hier wieder zentral meinen Informationsstand zu teilen (siehe Video 4).

Bisher kann ich mit Teammitgliedern und mit der Außenwelt kommunizieren und innerhalb des Projekts kooperieren, um meine Ziele zu erreichen. Bei komplexen Problemen kommt es aber oft vor, dass ich innerhalb von Teams oder Projektgruppen in eine Kollaboration gehen muss. War ich bisher in einer offenen Welt für Projekte fast jeder Art unterwegs, bin ich jetzt komplett in der Softwareentwicklung angekommen. BitBucket, als nächsten Kettenglied meiner Tool Chain, wurde zur Versionsverwaltung innerhalb eines Softwareprojekts entwickelt. Arbeite ich mit mehr als einer Person an einer Software, dann wird in der Regel ein Repository verwendet. Ein Repository ist eine, meist online verfügbare, Verzeichnisstruktur des Programmcodes. Wird eine Anwendung groß genug, dann steigt in der Regel auch die Anzahl der gleichzeitig verwendeten Repositories, da man die Daten so inhaltlich besser trennt. Teilweise aufgrund der Wiederverwendbarkeit, teilweise um Unabhängigkeit und Portabilität zu gewährleisten und manchmal auch nur weil es eine externe Ressource ist. Das Grundprinzip dahinter ist, dass, wenn mehrere Leute gleichzeitig an einem Modul arbeiten würden, es aufwendig wäre, den Code bei allen auf den aktuellen Stand zu halten. Repositories fungieren als Verteilstationen zwischen den Entwicklern. Dadurch ist es erst möglich, das innerhalb einer Softwarekomponente ernsthaft kollaboriert wird (siehe Abbildung 2).

BitBucket bündelt die Repositories dann selbst wieder an einer zentralen Stelle und gibt mir Werkzeuge zur Hand, mit denen ich diese dann verwalten und administrieren kann. So kann ich als Entwicklerin verschiedene Stände anlegen, sie miteinander vergleichen, mir den Code anderer Entwickler*innen in meinen Stand mergen, zurückrollen auf einen alten Stand und meine Änderungen dem Rest des Teams problemlos zur Verfügung stellen. Auch hier kann ich wieder viel konfigurieren, um es an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Darf jeder einfach seinen Code reinpacken, oder gibt es Regeln? Überhaupt, darf nur ein bestimmter Kreis von Personen den Code sehen, oder ist er öffentlich? Wenn jemand in einen bestimmten wichtigen Stand Code einfügen möchte, müssen Senior Entwickler*innen die Änderungen erst freigeben? Und vieles, vieles mehr.

Auch hier greift wieder der Vorteil einer Tool Chain. Denn bringe ich Code in einem durch BitBucket verwalteten Repository ein und nutze als Kommentar die ID eines JIRA Issues, dann bemerkt JIRA das und bindet automatisch meinen Beitrag an die entsprechende Aufgabe an (siehe Video 5).

Ich hoffe ich konnte euch mit den – aus meiner Sicht – 3 wichtigsten Tools der Atlassian Chain aufzeigen, wie wertvoll ein intelligenter Einsatz sein kann und wie sehr dieser das gemeinsame Arbeiten im Team oder mit den Kund*innen bereichert. Einzeln eingesetzt sind die Tools zwar auch bereits nützlich, doch  sie entfalten sich erst richtig, wenn sie kombiniert werden. Das Thema ist aber noch viel größer und wer sich dort einarbeiten will, wird viele interessante Dinge aus der IT-Entwicklung lernen können. Denn es gibt noch viele weitere  Glieder für unsere Kette: Sei es Bamboo, um automatisch Produkte auf Servern auszuliefern, OWASP mit dem Code auf Aktualität und Sicherheitslücken geprüft werden kann, SonarQube zur statischen Qualitätsanalyse des Codes, JFrog als Artifactory, um ganze Softwarepakete in den Prozess aufzunehmen und einige weitere.

Ich kann allen Studierenden, die sich später ernsthaft beruflich mit Softwareentwicklung beschäftigen wollen, egal ob in der Entwicklung oder im Management, raten, sich mit dem Thema agiles Projektmanagement auseinanderzusetzen, denn in praktisch jedem Unternehmen wird Atlassian oder ein vergleichbares Derivat eingesetzt. Gerade für Studierende interessant ist die kostenlose Version, die bei Confluence und JIRA für bis zu 10 Teilnehmer*innen und bei BitBucket für bis zu 5 Projektteilnehmer*innen angeboten wird. Diese sind für Studienprojekte meistens mehr als ausreichend. Ein weiterer klarer Vorteil ist die DSGVO konforme Datenhaltung auf deutschen Servern.

Abbildung 1:  Darstellung Atlassian Home als Schaltzentrale (Screenshot entnommen von Support Atlassian support.atlassian.com/statuspage/docs/understand-atlassian-sites-and-organizations/)

Abbildung 2: Veranschulichung Kollaborieren in Softwareprojekten mit BitBucket (Screenshot entnommen von Atlassian.com, https://www.atlassian.com/de/software/bitbucket)

Video 1: YouTube, 2020, 29, Januar, „How to get hte Most out of Confluence“, ab 3:20, www.youtube.com/watch?v=sQD9HUvFjSo&list=PLaD4FvsFdarRngi46OIHZq9jPf0Pb43b9&index=3
(letzter Zugriff 08.02.2024)

Video 2: YouTUbe, 2021, 5. April, „How to create a new Workflow in Jira Cloud Projekt“, www.youtube.com/watch?v=qRn88hg1ZiM (letzter Zugriff 08.02.2024)

Video 3: YouTube, 2023, 15. August, „Jira Work Management Views“, ab 0:20, www.youtube.com/watch?v=NG6UgO38-4E (letzter Zugriff 08.02.2024)

Video 4: YouTube, 2019, 15. August, „Reporting Jira Information on Confluence Pages“, ab 0:40, www.youtube.com/watch?v=gXKeoIV3EzQ (letzter Zugriff 08.02.2024)

Video 5: YouTube, 2023, 13. Juni, „Demo pf Jira Software’s CI/CD Integration“, ab 18:45, www.youtube.com/watch?v=tz8rR1qBFl8 (letzter Zugriff 08.02.2024)