Die digitale Infrastruktur an Hochschulen sorgt oft für Probleme: Sei es, dass Daten veraltet sind, Strukturen unklar sind oder die Kommunikation fehlt. In diesem Blogbeitrag erklärt Magnus Schubert deshalb, wie Hochschulen mit dem HIO-Publisher digitale Infrastruktur gemeinsam aufbauen können und zeigt auf, warum die eigentliche Innovation nicht in der Software, sondern in der Organisationsform liegt.

Seit 2010 berate ich Hochschulen bei Website-Relaunches. In fast jedem Projekt begegnet mir dieselbe Situation: Die Daten sind vorhanden. Sie werden in Hochschulinformationssystemen gepflegt. Nur auf der Website stimmen sie nicht. Räume sind falsch, Telefonnummern veraltet, Publikationslisten fehlen ganz. Die Redaktion trägt von Hand nach: verspätet, lückenhaft, nie ganz fertig.

Der Grund ist einfach. Hochschulinformationssystem und Website reden häufig nicht miteinander. Wer das ändern will, braucht eine technische Schnittstelle oder Middleware. Deren Entwicklung kostet Zeit, Geld und Spezialwissen. Viele Hochschulen lassen es deshalb bei manuellen Prozessen.

Lange habe ich das für ein technisches Problem gehalten. Tatsächlich ist es das nicht, jedenfalls nicht in erster Linie. Alle Beteiligten wissen, dass die Daten von A nach B gehören. Was fehlt, ist eine Stelle, die den Bedarf, die Zuständigkeiten und die Finanzierung zusammenführt.

Denn innerhalb einer Hochschule sitzt das Problem verteilt. Die Kommunikationsabteilung sieht die Fehler, hat aber häufig weder Budget noch Zugriff auf die Quellsysteme. Die Webredaktion kopiert Daten von Hand, kann aber keine Schnittstelle beauftragen. Die IT könnte eine bauen, doch Eigenentwicklungen sind wartungsintensiv und personalabhängig. Das Forschungsmanagement pflegt Publikationen ein, ohne darüber zu entscheiden, wie diese auf der Website ausgespielt werden.

Alle beschreiben dasselbe Problem aus ihrem Blickwinkel – und keine Stelle kann es allein lösen.

Gleichzeitig werden die personellen Spielräume enger. Der Monitor Digitalisierung 360° des Hochschulforums Digitalisierung zeigt beispielsweise, dass 38,5 Prozent der befragten Hochschulleitungen Schwierigkeiten haben, IT-Fachkräfte zu finden.

Die eigentliche Frage ist damit weniger technischer Natur. Sie lautet: Warum löst jede Hochschule dasselbe Problem für sich?

Mehrere Hochschulen schilderten mir unabhängig voneinander nahezu denselben Bedarf. Irgendwann lag die Frage auf der Hand: Was wäre, wenn mehrere Einrichtungen ihren Bedarf bündeln und die Lösung gemeinsam finanzieren?

Was ich dabei zunächst unterschätzt hatte, war nicht die Technik, sondern die Koordination.

Ein gemeinsamer Bedarf bedeutet noch lange kein gemeinsames Projekt. In jeder Hochschule müssen andere Personen überzeugt werden. IT, Kommunikation, Webredaktion, Systemverwaltung, Datenschutz und Forschungsmanagement verfolgen unterschiedliche Ziele und haben unterschiedliche Entscheidungswege. Hinzu kommen Budgets, Vergaberegeln und Zeitpläne.

Und hochschulübergreifend wird es nicht einfacher: Wer bringt die Beteiligten an einen Tisch? Wer übersetzt ähnliche Anforderungen in einen gemeinsamen Bedarf? Wer hält den Prozess am Laufen, wenn nach dem ersten Interesse die dritte Abstimmungsrunde folgt?

Den entscheidenden Schritt ermöglichte CRIS.NRW, das Kompetenzzentrum für Forschungsinformationssysteme an der Universität Münster. Es brachte mit, was bis dahin fehlte: ein bestehendes Hochschulnetzwerk, institutionelles Gewicht und die Bereitschaft, einen ersten Baustein zu finanzieren.

So entstand der HIO-Publisher, dessen Entwicklung ich als Initiator begleitet habe: eine Middleware, die Daten aus HISinOne automatisiert für Websites und andere Ausgabekanäle bereitstellt. Prägender als die Software ist für mich heute jedoch das Modell dahinter.

Das Prinzip ist einfach: Eine Hochschule benennt einen konkreten Bedarf, keinen abstrakten Wunsch. Andere Hochschulen mit demselben Bedarf können sich anschließen. Wenn ausreichend Partner die Entwicklung tragen, wird die Funktion gemeinsam realisiert. Anschließend steht sie auch weiteren Einrichtungen zur Verfügung.

Die Roadmap entsteht damit nicht am Reißbrett. Sie entwickelt sich aus konkreten Anforderungen der Hochschulen.

Wer früh dabei ist, finanziert mit und bringt die eigene Praxis in die Entwicklung ein. Wer später hinzukommt, profitiert von einem bereits entwickelten Standard. Der laufende Betrieb wird nicht aus immer neuen Projektmitteln, sondern aus den Nutzungsbeiträgen der beteiligten Einrichtungen finanziert.

Die eigentliche Innovation liegt damit weniger in der Technik als in einem Prozess: Aus vielen einzelnen Bedarfen entsteht schrittweise ein gemeinsam finanzierter Standard.

Das verändert auch die Logik der Digitalisierung. Nicht jede Hochschule muss zunächst Budget, Personal und Spezialwissen für eine eigene Lösung aufbauen. Stattdessen wird Nachfrage gebündelt.

Dabei war mir ein Punkt besonders wichtig: Eine gemeinsam entwickelte Lösung darf nicht dazu führen, dass Hochschulen anschließend dauerhaft von einem einzelnen technischen Dienstleister abhängig sind.

Deshalb müssen Quellcode, Dokumentation und Nutzungsrechte so geregelt sein, dass Betrieb und Weiterentwicklung grundsätzlich auch durch andere Dienstleister möglich bleiben. Verträge müssen einen realistischen Ausstieg ermöglichen.

Digitale Souveränität bedeutet aus meiner Sicht nicht, grundsätzlich auf externe oder kommerzielle Anbieter zu verzichten; das wäre für die meisten Hochschulen unrealistisch. Es geht darum, Abhängigkeiten bewusst zu gestalten und den Ausstieg offenzuhalten.

Die praktische Prüffrage ist dann einfach: Käme die Hochschule jederzeit von einem Anbieter wieder los, ohne bei null zu beginnen?

Wer entscheidet, wer finanziert, wem die Ergebnisse gehören, wie man ein- und wieder aussteigt: Solche Fragen wirken zunächst weniger spannend als Schnittstellen oder Softwarearchitektur. Tatsächlich bilden sie die Governance, von der die langfristige Tragfähigkeit einer gemeinsamen Infrastruktur abhängt.

Viele hochschulübergreifende Digitalisierungsvorhaben entstehen im Rahmen zeitlich befristeter Programme und Förderungen. Das ermöglicht Innovation, führt aber zwangsläufig irgendwann zu einer zweiten Frage: Wie werden Betrieb und Weiterentwicklung gesichert, wenn die Projektfinanzierung endet?

Beim HIO-Publisher entwickelte sich ein anderer Weg. Aus dem ersten NRW-Projekt entstand schrittweise ein bundesweites Netzwerk von inzwischen mehr als zwölf Einrichtungen. Die laufende Finanzierung erfolgt über die beteiligten Hochschulen. Später kam eine Kooperation mit der HIS eG hinzu, die die technische Kompatibilität mit der Weiterentwicklung von HISinOne zusätzlich absichert.

Das verringert zugleich ein typisches Risiko individueller Lösungen. Sie hängen häufig an wenigen Personen. Verlässt eine zentrale Person die Hochschule, geht nicht selten Wissen verloren. Ein gemeinsam getragener Standard verteilt dieses Risiko auf mehrere Schultern.

Auch das häufige Gegenargument, für neue Lösungen fehle es an Zeit und Geld, bekommt damit eine andere Perspektive: Gerade wenn Ressourcen knapp sind, kann es ineffizient sein, dass mehrere Hochschulen dasselbe Problem parallel lösen.

Der HIO-Publisher ist nur ein Beispiel. Interessanter als das konkrete Produkt ist für mich inzwischen die Frage, wo sich das Prinzip noch anwenden lässt.

Potenzial sehe ich überall dort, wo Hochschulen vergleichbare Anforderungen haben und dennoch individuelle Lösungen entwickeln: bei CMS-Funktionen, im Berichtswesen, bei Business Intelligence oder künftig bei KI-basierten Auswertungen.

Dafür braucht es aus meiner Erfahrung vor allem vier Dinge:

• einen konkreten und tatsächlich geteilten Bedarf,
• eine Stelle, die die Beteiligten zusammenbringt,
• einen institutionellen Partner für den ersten Schritt,
• und ein Betriebsmodell, das nicht dauerhaft von Fördermitteln abhängt.

Gerade für kleinere Einrichtungen kann das entscheidend sein. Verwaltungs-, Kunst-, Musik- oder kleinere Fachhochschulen verfügen nicht über dieselben personellen und technischen Ressourcen wie große Universitäten. Für sie können gemeinsam getragene Lösungen die realistischere Alternative zur Eigenentwicklung sein.

Nach den Erfahrungen der vergangenen Jahre sehe ich viele Digitalisierungsprobleme an Hochschulen heute anders als früher. Wir reden viel über Schnittstellen, Systeme und technische Standards. Das ist notwendig. Aber häufig liegt der entscheidende Engpass eine Ebene darüber.

Vielleicht brauchen Hochschulen deshalb nicht immer neue Digitalisierungsprojekte. Manchmal brauchen sie vor allem Strukturen, in denen aus einem gemeinsamen Problem auch eine gemeinsame Lösung werden kann.

Magnus Schubert berät seit 2010 unter hochschulberatung.org Hochschulen bei Website-Relaunches, digitalen Vergabeverfahren und der Konzeption digitaler Hochschulsysteme. Er ist Initiator des HIO-Publishers und hat die beteiligten Hochschulen bei Bedarfsanalyse, Koordination und Vergabeverfahren begleitet.